Kurz a rekvalifikace ISO 9001, 14001, 27001, 18001, 17025, 15189, SVP

 
 
 

 

OSOBNÍ SPIS ZAMĚSTNANCE

Autor: Olga Jandová, personalistka

Datum: 24. 2. 2016

Osobní spis v každodenní praxi

Snad každý člověk, který byl alespoň jeden den zaměstnán, zná termín osobní spis, ale ne každý zaměstnanec má jasnou představu o tom, co všechno tento termín zahrnuje.

Termín osobní spis není žádným obecně závazným právním předpisem jasně definován. V obecném povědomí je, že za osobní spis jsou považovány listiny s osobními údaji, které zaměstnavatel shromáždil k tomu, aby mohl zaměstnat konkrétní osobu. Takové vymezení osobního spisu lze však považovat za nepřesné.

Jak je již uvedeno výše, pojem osobní spis není v žádném obecně závazném předpisu definován, pouze zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, zakotvuje oprávnění zaměstnavatele vést osobní spis zaměstnance a současně - byť velmi rámcově- stanoví, že osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu, tj. v pracovním poměru, v právním vztahu založeném dohodou o pracovní činnosti a dohodou o provedení práce. Zákon současně vymezuje i okruh osob a orgánů, které mohou do osobního spisu nahlížet. Toto vymezení však lze uplatnit v praxi pouze tehdy, je-li osobní spis veden v listinné podobě. Většina zaměstnavatelů však vede osobní spis každého zaměstnance i v elektronické podobě a okruh osob, který se může skutečně seznámit s osobními údaji zaměstnance, jde nad rámec tohoto ustanovení zákoníku práce.

Osobní spis je bezpochyby základem veškeré personální agendy, a je proto zaměstnavatelem veden pro každého zaměstnance samostatně. Ačkoliv zákoník práce ani jiný právní předpis taxativně nestanoví, co má osobní spis zaměstnance obsahovat, platí, že osobní údaje obsažené v tomto spisu musí být shromážděny a dále zpracovávány pouze v souladu se zákonem č. 101/2000Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, který výslovně ukládá každému zaměstnavateli povinnost shromažďovat osobní údaje zaměstnanců odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu a uchovávat osobní údaj pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování.

Při vzniku pracovního poměru

Zkušenosti z praxe prokázaly, že při vzniku pracovního poměru je nutné/dobré do osobního spisu zaměstnance zakládat následující dokumenty.

  • Profesní životopis zaměstnance
  • Posudek o pracovní činnosti
  • Osobní dotazník
  • Doklady o dosaženém vzdělání
  • Potvrzení o zaměstnání – tzv. zápočtový list
  • Přehled o odborné praxi
  • Lékařský posudek ze vstupní prohlídky prokazující zdravotní způsobilost zaměstnance pro vykonávání sjednaného druhu práce
  • Výpis z rejstříku trestů (je-li to nutné)
  • Pracovní smlouva nebo jmenovací dekret
  • Platový výměr nebo mzdový výměr nebo dohoda o mzdě
  • Informace zaměstnavatele
  • Prohlášení zaměstnance o seznámení se s vnitřními předpisy zaměstnavatele a kolektivní smlouvou
  • Pracovní náplň
  • Dohoda o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách
  • Doklad o absolvování vstupního školení z BOZP
  • Fotokopie průkazky zdravotního pojištění
  • Usnesení o výkonu rozhodnutí srážkami ze mzdy

Pro každého zaměstnavatele by mělo být samozřejmostí zakládat veškeré písemnosti do osobního spisu v časové posloupnosti.

Za trvání pracovního poměru

Za trvání pracovního poměru zakládají personalisté do osobního spisu zaměstnance v časové posloupnosti následující doklady.

  • Dohody o změně pracovní smlouvy a z toho vyplývající pracovní náplně
  • Mzdové/platové výměry
  • Jmenovací dekrety
  • Dekrety o odvolání z funkce, eventuálně vzdání se funkce
  • Kvalifikační dohody
  • Smlouvy o půjčkách z FKSP
  • Doklady o absolvování vstupních, periodických a mimořádných pracovně-lékařských prohlídek
  • Upozornění zaměstnavatele na porušování povinností
  • Souhlasy zaměstnavatele s výkonem podnikatelské činnosti zaměstnavatele
  • Povolení úpravy pracovní doby
  • Povolení pracovního volna bez náhrady mzdy/platu zaměstnanci
  • Doklady o ověřování znalostí předpisů k zajištění bezpečnosti práce
  • Doklady o prohlubování kvalifikace

Při skončení pracovního poměru

Při skončení pracovního poměru se do osobního spisu zakládají tyto doklady.

  • Doklad, na jehož základě byl skončen pracovní poměr (včetně dodejky)
  • Kopie posudku o pracovní činnosti zaměstnance, byl-li tento posudek zaměstnancem vyžádán
  • Doklad o vypořádání vzájemných pohledávek
  • Kopie tzv. zápočtového listu (doporučuji s potvrzením převzetí)
  • Potvrzení o převzetí písemností týkajících se osobních údajů o zaměstnanci (podle § 5 odst. 1 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů)

Uzavřený osobní spis předá personalista k archivaci a zaměstnavatel by měl zabezpečit, aby byl uzavřen a blokován i osobní spis v elektronické podobě.

<< Zpět

Systémy jakosti s.r.o. na Facebooku



 

 

 

 
© SYSTÉMY JAKOSTI s.r.o. 2014